Scelta di un server host

Prima di iniziare a condividere i tuoi progetti di OmniPlan, assicurati di avere a disposizione un server che funga da repository centralizzato per i tuoi file. Sincronizzare una copia locale del progetto con la copia sul server (o una copia del calendario con un server di calendario) assicura che tutti coloro con cui è condiviso il file siano aggiornati sulle ultime modifiche.

Una volta configurato un server, segui la procedura delineata nella sezione per connettere il tuo primo account di sincronizzazione qui sotto. Da qui puoi iniziare a collaborare a progetti già in hosting sul server, oppure iniziare a ospitare nuovi progetti configurando le relative Opzioni di sincronizzazione e condivisione.

Configurazione di un account server

Ci sono due aspetti che devi definire per collaborare con altri a un progetto di OmniPlan: le impostazioni del tuo account server a livello di app e le impostazioni di condivisione per il singolo file di progetto. Queste funzionalità sono raggruppate attorno ai rispettivi temi nella finestra Account server di OmniPlan (qui descritta) e nelle Opzioni di sincronizzazione e condivisione dei singoli progetti.

La finestra Account server (OmniPlan > Account server) è dove assocerai i nuovi account server con OmniPlan, gestirai gli account esistenti e visualizzerai e recupererai file di progetto dai server.

Quando ti connetti a un account server per la prima volta, la finestra mostra una modalità di configurazione guidata per scegliere il tipo di account e per inserire le informazioni di accesso pertinenti. Per aggiungere altri account dopo il primo, fai clic sul pulsante Aggiungi account (+) in basso a sinistra della finestra.

Se stai configurando un account server per la collaborazione, scegli Omni Sync Server o WebDAV. Se stai aggiungendo o recuperando ore lavorative da un account di calendario sincronizzato, scegli CalDAV o Google Calendar (a seconda del tipo di account).

Una volta connesso un account, viene visualizzato nell'elenco a sinistra della finestra.

Se ti stai connettendo a un account server che ospita già progetti esistenti, i file di progetto che contiene vengono visualizzati nell'elenco a destra. Seleziona un progetto nell'elenco e fai clic su Scarica progetto per creare una copia locale. Il file si apre ed è pronto per la collaborazione: ora puoi pubblicare le modifiche sul server e aggiornare la copia locale con eventuali modifiche apportate da altri.

Se stai configurando la condivisione per la prima volta e non hai alcun progetto sincronizzato in remoto, l'elenco dei progetti sarà vuoto. La procedura su come Configurare la sincronizzazione e condivisione di seguito ti indicherà come pubblicare il tuo primo progetto sul server.

Gestione degli account server

Dopo aver configurato un account server e iniziato a pubblicare e sottoscriversi a progetti o calendari, puoi usare la finestra Account server per gestire gli account del repository e i progetti condivisi. Scegli OmniPlan > Account server per visualizzare e gestire i progetti di OmniPlan condivisi.

L'elenco Account contiene i tuoi account Omni Sync Server, WebDAV, CalDAV e Google Calendar, ordinati per nome. Scegli un account nell'elenco per visualizzare i progetti o i calendari al suo interno. Per aggiungere un account, fai clic sul pulsante Aggiungi account (+) sotto l'elenco. Per modificare un account, selezionalo e fai clic su Modifica account.

Se è selezionato un account Omni Sync Server o WebDAV, l'elenco mostra tutti i progetti pubblicati nel repository, nonché le informazioni relative che seguono:

1. Nome progetto: il nome del file di progetto.

2. Carico: questa colonna indica, mediante un'icona con grafico a barre verticali, se il progetto condivide o meno le informazioni sul carico delle risorse con altri progetti nel repository, ai fini del livellamento delle risorse tra progetti.

3. Data di inizio, Data di fine, Data ultima modifica: le date di inizio e fine programmate per il progetto e la data di ultima modifica di qualsiasi utente con accesso condiviso.

4. Completato: la percentuale di lavoro complessivo completato per il progetto.

5. Aggiungi account, Rimuovi account: fai clic sul pulsante Più per aggiungere un account del repository e sul pulsante Meno per rimuovere un account esistente. La rimozione di un account non elimina i rispettivi contenuti sul server; lo elimina solo dall'elenco di server connessi a OmniPlan.

6. Metadati dei file: questa sezione mostra le informazioni sul file di progetto: l'ID univoco, le dimensioni, le dimensioni del file di registro modifiche (changelog) associato (per il rilevamento delle modifiche) e quando il file è stato troncato per l'ultima volta.

Configurazione di sincronizzazione e condivisione

Una volta configurato un account server, puoi iniziare a sincronizzare i file di progetto per collaborare con gli altri che lavorano al progetto. Puoi scegliere le azioni di sincronizzazione singolarmente per ogni progetto utilizzando il foglio Opzioni di sincronizzazione e condivisione (Progetto > Opzioni di sincronizzazione e condivisione).

Per questa procedura partiremo dal presupposto che tu stia iniziando con un account server nuovo (configurato nella finestra Account server sopra) e un nuovo progetto a cui vuoi collaborare con gli altri. Le modifiche che apporti verranno pubblicate sul server condiviso, a cui gli altri editor effettueranno la sottoscrizione (e viceversa).

Quando configuri la sincronizzazione e la condivisione per un progetto per la prima volta, vedrai due opzioni: Sincronizzazione di base e Sincronizzazione avanzata. Se scegli la sincronizzazione di base, verrai reindirizzato alla procedura di configurazione per l'archiviazione OmniPresence o iCloud, due opzioni eccezionali se tutto ciò che ti serve è una posizione in remoto in cui sincronizzare i tuoi file.

Poiché a questo esempio contribuiscono più editor, sceglieremo invece la sincronizzazione avanzata. Fai clic su Continua per configurare la condivisione per il progetto.

L'elenco delle azioni di condivisione per il progetto è inizialmente vuoto. Fai clic sul pulsante Più ① per aggiungerne una nuova e scegliere dai tipi di azione disponibili. Vedrai che puoi eseguire diverse attività automatizzate quando condividi (pubblichi) il tuo progetto; per ora ci concentreremo sulla collaborazione. Scegli Collabora ② come tipo di azione, quindi fai clic su Avanti ③.

Per collaborare al progetto, questo dovrà essere archiviato su un server in modo che altri possano accedervi. Se hai configurato un account dalla finestra Account server, fai clic su Seleziona origine ① e scegline una dall'elenco (in caso contrario, dovrai impostarne uno ora e tornare a questo passaggio). Dopo aver scelto l'account, fai clic su Salva ②.

Il pannello Opzioni di sincronizzazione e condivisione contiene ora un'azione attiva per pubblicare sul repository server condiviso e per eseguire l'aggiornamento da esso. Per modificare i dettagli dell'azione, selezionala e fai clic sul pulsante di modifica con la matita in fondo all'elenco di azioni. Usa le caselle di controllo sotto l'elenco ① per scegliere cosa innesca la pubblicazione del progetto o l'aggiornamento del suo stato.

Fai clic su Fine, quindi salva il progetto. Se selezioni Esegui automaticamente le opzioni di pubblicazione al salvataggio, il progetto viene pubblicato sul server per la prima volta. Altrimenti, scegli Progetto > Pubblica (Controllo-Comando-P) per pubblicarlo manualmente.

La prossima volta che selezioni la finestra Account server, vedrai il progetto elencato nell'account. Le modifiche che apporti successivamente vengono pubblicate sul server in base alle impostazioni che scegli nelle Opzioni di sincronizzazione e condivisione, e puoi monitorare queste modifiche (quelle apportate dagli altri editor analogamente connessi al tuo progetto) utilizzando il rilevamento delle modifiche (Progetto > Mostra modifiche).

Puoi pubblicare la tua versione locale del progetto sul server scegliendo Progetto > Pubblica (Controllo-Comando-P) oppure facendo clic sul pulsante Pubblica nella barra degli strumenti.

Puoi aggiornare manualmente dal server in qualsiasi momento scegliendo Progetto > Aggiorna (Controllo-Comando-R) o il pulsante Aggiorna sulla barra degli strumenti.

Opzioni di configurazione per sincronizzazione e condivisione

Usa il pannello Opzioni di sincronizzazione e condivisione (Progetto > Opzioni di sincronizzazione e condivisione) per ogni progetto che vuoi condividere per configurare le opzioni di pubblicazione e sottoscrizione in base alle esigenze di quel progetto. La sezione sulla configurazione di sincronizzazione e condivisione sopra offre una procedura per configurare la tua prima azione di collaborazione; questa sezione e quelle seguenti ti offrono maggiori informazioni sulle azioni di condivisione disponibili.

Il pannello Opzioni di sincronizzazione e condivisione offre una panoramica delle azioni di condivisione che hai configurato per il progetto attuale e include gli strumenti per aggiungere, rimuovere e modificare quelle azioni.

1. Tipo di azione e direzione: l'icona mostra il tipo di azione per la riga, mentre le frecce accanto a essa indicano se l'azione si svolge durante la pubblicazione (la freccia su), l'aggiornamento (la freccia giù) o entrambi.

2. Descrizione dell'azione: il testo al centro della riga di ciascuna azione descrive l'azione e indica se l'azione si svolge al momento della pubblicazione, dell'aggiornamento o entrambi.

3. Stato attivo dell'azione: la colonna più a destra contiene una casella di controllo che indica se l'azione è attualmente in uso. Deselezionala per non far svolgere l'azione come avverrebbe normalmente.

4. Aggiungi e rimuovi azione: fai clic sui pulsanti qui per aggiungere una nuova azione (più) o eliminare l'azione selezionata (meno). Se elimini un'azione, questa viene rimossa interamente dal progetto. Per disabilitarla temporaneamente, invece, deseleziona la rispettiva casella di selezione stato attivo.

5. Opzioni di pubblicazione e aggiornamento: scegli se eseguire le azioni di pubblicazione automaticamente al salvataggio del file di progetto e se eseguire l'aggiornamento automatico quando ricevi una notifica delle modifiche tramite Bonjour o in un intervallo di tempo specifico dal menu a comparsa a destra. Queste opzioni si applicano a tutte le azioni configurate per il progetto.

6. Modifica azione: sono disponibili ulteriori opzioni per ogni azione; scegli l'azione dall'elenco e fai clic sul rispettivo pulsante per aprire e modificare i dettagli dell'azione.

Opzioni delle azioni di collaborazione

Quando crei o modifichi un'azione di collaborazione, sono disponibili le seguenti azioni:

1. Account server: scegli l'account server su cui pubblicare e a cui effettuare la sottoscrizione da questo menu a discesa. Nel menu sono elencati tutti gli account che hai configurato nella finestra Account server.

2. Info account: apre un pannello con i dettagli di accesso dell'account di sincronizzazione associato all'azione.

3. Condivisione del carico delle risorse: scegli se condividere i carichi delle risorse del progetto con altri progetti sul server e se rispettare i carichi delle risorse di altri progetti sul server quando esegui il livellamento.

Opzioni delle azioni di esportazione

Quando crei o modifichi un'azione di esportazione, sono disponibili le seguenti azioni:

1. Esporta come: scegli un formato di file per l'esportazione da questo menu a discesa. L'elenco di formati include tutti quelli disponibili in File > Esporta, nonché il formato di file nativo di default di OmniPlan.

2. Salva in: scegli un nome e un percorso per il file esportato.

3. Filtro: configura o scegli un filtro personalizzato da applicare quando esporti il file di progetto. Gli elementi esclusi dai termini del filtro non verranno visualizzati nella versione esportata del progetto.

Opzioni di sincronizzazione delle attività con un calendario

Quando crei o modifichi un'azione di sincronizzazione delle attività con un calendario, sono disponibili le seguenti azioni:

1. Origine: scegli un'origine di calendario esistente da questo menu a discesa o scegli Aggiungi account per aprire un pannello in cui puoi scegliere un server CalDAV o Google Calendar da aggiungere come nuova origine di calendario.

2. Calendario: quando è selezionata un'origine, usa questo menu a discesa per scegliere il calendario con cui vuoi sincronizzarti.

3. Filtro: configura o scegli un filtro personalizzato da applicare quando sincronizzi le attività dal file di progetto. Le attività escluse dai termini del filtro non verranno visualizzate nella versione sincronizzata del progetto.

Opzioni di sincronizzazione delle ore lavorative da un calendario

Quando crei o modifichi un'azione di sincronizzazione delle ore lavorative da un calendario, sono disponibili le seguenti azioni:

1. Origine: scegli un'origine di calendario esistente da questo menu a discesa o scegli Aggiungi account per aprire un pannello in cui puoi scegliere un account CalDAV da aggiungere come nuova origine di calendario.

2. Calendario: quando è selezionata un'origine, usa questo menu a discesa per scegliere il calendario da cui vuoi estrapolare gli eventi.

3. Eventi: scegli cosa succede quando vengono estrapolati eventi dal calendario. Gli eventi di calendario possono rappresentare nuove ore lavorative aggiunte al progetto, ore lavorative sottratte da un progetto o ulteriori ore lavorative o non lavorative per una risorsa specifica.

4. Risorsa: se scegli di aggiungere ore lavorative o non lavorative per una risorsa specifica agli eventi di calendario, definisci l'origine dal menu a discesa disponibile qui.

Opzioni di esecuzione di uno script

Quando crei o modifichi un'azione di esecuzione di uno script, sono disponibili le seguenti azioni:

1. Tipo di script: scegli tra AppleScript e Omni Automation.

2. Script: scegli lo script da eseguire da questo menu a discesa. Il menu è vuoto finché non aggiungi un file AppleScript alla cartella degli script di OmniPlan, che è collegata al testo accanto a questo elemento.

   Quando scegli "Omni Automation" come tipo di script, questo viene sostituito da due altri menu a discesa, Plug-in e Azione. Usa il primo per scegliere un plug-in di Omni Automation, il secondo per scegliere un'azione per eseguirlo. La cartella dei plug-in è collegata al testo a destra.

3. Esegui durante: scegli se lo script debba essere eseguito quando pubblichi le modifiche sul repository o quando esegui l'aggiornamento per ricevere le modifiche dal server.

Condivisione di un progetto con altri

Per connettere altri membri del tuo team con il progetto che hai pubblicato, dovrai fornire loro le seguenti informazioni:

• Tipo di account: Omni Sync Server o WebDAV.
• Nome utente e password utilizzati per accedere all'account server di sincronizzazione.
• Il nome del file al quale verrà effettuata la sottoscrizione.

I membri del team utilizzeranno quelle informazioni per aggiungere un account in OmniPlan > Account server (vedi le istruzioni più su in questo capitolo). Una volta creato l'account, i membri del team possono eseguire la sottoscrizione al progetto seguendo questi passaggi:

1. Apri OmniPlan.
2. Scegli OmniPlan > Account server.
3. A sinistra della finestra visualizzata, fai clic per selezionare il Repository del progetto.
4. Fai clic per selezionare il Nome progetto dall'elenco di progetti disponibili nel repository.
5. Fai clic su Scarica progetto.
6. Salva una copia del file di progetto in locale sul disco rigido del tuo Mac.

Viene eseguita automaticamente la sottoscrizione al file e il collegamento alla copia master archiviata sul server.

Una volta eseguita la sottoscrizione, i membri del team possono modificare e rivedere il progetto di OmniPlan utilizzando la copia locale del file. Eventuali modifiche apportate al progetto vengono salvate sul server di sincronizzazione quando il progetto viene pubblicato e quando gli altri membri del team aggiornano la propria copia del progetto ricevono tali modifiche dal server.

Per assicurarti che la tua copia locale del file di progetto sia sempre aggiornata con le modifiche più recenti degli altri membri del team, ti consigliamo di seguire questi passaggi tutte le volte che apri la tua copia locale:

1. Apri il file di progetto di OmniPlan che hai salvato in locale.
2. Ricevi gli aggiornamenti del progetto; scegli Progetto > Aggiorna (Controllo-Comando-R).
3. Accetta o rifiuta le modifiche; scegli Progetto > Mostra modifiche (Opzione-Comando-T).
4. Apporta le tue modifiche al file del progetto e scegli File > Salva (Comando-S).
5. Pubblica le modifiche per renderle disponibili agli altri membri del team che effettuano la sottoscrizione allo stesso progetto; scegli Progetto > Pubblica (Controllo-Comando-P).

Rilevamento delle modifiche

Una volta specificato il tipo di sottoscrizione desiderato, puoi utilizzare il rilevamento delle modifiche per visualizzare le modifiche e accettare o rifiutare le modifiche di altri utenti.

Per abilitare il rilevamento delle modifiche, scegli Progetto > Mostra modifiche (Maiuscole-Comando-T). Viene visualizzata una barra laterale che registra le modifiche apportate e mostra le modifiche degli altri membri del team, insieme a una barra delle notifiche (sotto la barra degli strumenti principale di OmniPlan) che include controlli per accettare e rifiutare le modifiche apportate da altri.

Per accettare o rifiutare tutte le modifiche, utilizza i pulsanti Accetta tutto e Respingi tutto nel menu con l'ingranaggio della barra di rilevamento delle modifiche.

Per accettare o rifiutare singole modifiche, seleziona una singola modifica sulla barra laterale e utilizza i pulsanti Accetta o Respingi .

Bilanciamento dei carichi delle risorse tra progetti

Se le risorse (in genere, i membri del team) sono condivise tra più progetti dello stesso repository, deciderai nelle opzioni delle azioni di collaborazione se pubblicare i carichi delle risorse del progetto corrente in altri progetti e se eseguire la sottoscrizione ai carichi delle risorse di altri progetti per il progetto corrente.

Se scegli di pubblicare i carichi delle risorse di un progetto, al momento del livellamento tutti gli altri progetti per cui è stata effettuata la sottoscrizione seguiranno le informazioni sui carichi di lavoro; se Giulia lavora al Progetto A il mercoledì e i suoi carichi vengono pubblicati nel Progetto B, dopo il livellamento non le verrà assegnato lavoro di mercoledì per il Progetto B.

Se scegli di effettuare la sottoscrizione ai carichi di risorse, il progetto rispetterà tutti i vincoli dei progetti nel repository per i quali sono stati pubblicati i carichi. Utilizzando solo l'opzione di pubblicazione o sottoscrizione, è possibile stabilire una gerarchia di priorità tra progetti concomitanti: un progetto per il quale viene effettuata unicamente la pubblicazione soddisferà sempre per prime le sue esigenze, mentre un progetto per il quale viene eseguita la sola sottoscrizione riceverà risorse solo quando sono in più.

Effettuando sia la pubblicazione che la sottoscrizione, i progetti vengono trattati ugualmente, mentre se per un progetto non viene effettuata né la pubblicazione né la sottoscrizione esso ignora i fattori esterni e si sincronizza unicamente con i propri aggiornamenti.

Eliminazione delle informazioni obsolete

Se OmniPlan individua sul server informazioni inutilizzate sul carico delle risorse, rileva il problema e ti invita a eliminarle. Ciò può verificarsi se un utente rimuove un progetto che condivide i carichi delle risorse con una versione di OmniPlan precedente alla 2.1, oppure se elimina il documento direttamente dal Finder o da Terminale. Finché non consenti l'eliminazione, è possibile che continuino a essere condivise con i progetti attivi informazioni fuorvianti sul carico delle risorse.

Il modo migliore per rimuovere un progetto da un repository server consiste nell'aprire la finestra Account server e utilizzare il pulsante Elimina progetto.